Organiser son bureau de travail

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Organiser son bureau de travail est important car il est le reflet de la personne que vous êtes. Par exemple un bureau bien ordonné montre une personne organisée ! De plus un bureau bien rangé vous rend plus efficace et vous fait donc gagner du temps.

Des dossiers qui traînent partout, des papiers chiffonnés hors de la poubelle, des crayons qui n’écrivent plus ! Secrétariat du Léon vous donne quelques astuces pour palier à tout cela.

Comment organiser son bureau ?

1- Bien s’installer :

Le bureau doit mesurer au minimum 120*60 cm et être de couleur claire.

La luminosité est importante, n’hésitez pas à rajouter des lampes.

Le plus important est la chaise de bureau : il faut éviter de l’acheter sur internet car il faut pouvoir l’essayer ! L’ergonomie est très importante.

2- Faire du tri par le vide :

Il ne faut pas accumuler trop de choses sur son espace de travail.

3- Organiser son bureau (éviter les piles de dossiers !) :

Sur le bureau il faut seulement garder les dossiers courants dans des portes revues par exemple.

Évitez la multiplication du post-it (utiliser des cahiers ou des agendas).

Mettez vos petites fournitures dans un tiroir, ou dans des boîtes adaptées.

Vous pourrez alors facilement passez un coup de chiffon sur votre bureau !

  • Le classement vertical : les piles sont interdites !
  • Le classement horizontal :

En savoir plus :

  • Classez et donnez une place définitive aux documents.
  • Utilisez des classeurs par typologie : consultation rapide et simple.
  • Les portes revues sont pratiques pour les dossiers courants (ex client).
  • La boîte d’archive sert pour les dossiers clos.
  • Les avantages du classement vertical : gain d’espace, gain de temps, étiquetage facile pour une bonne lisibilité.

En savoir plus :

  • La chemise et la sous chemise à rabats, à élastique avec une étiquette sont utiles.
  • On peut aussi utiliser des bannettes pour les documents à lire, à traiter ou à classer.
  • Voilà, on commence à y voir plus clair ! Maintenant il faut penser à l’ordinateur.
4- Le classement informatique :

Il est très important de faire des dossiers et des sous-dossiers et d’en supprimer certains.

Avez-vous pensé à vos sauvegardes de vos données en cas de perte, de vol, d’incendie, de panne ?

La boîte mail est aussi à classer : vider la de temps en temps, penser à faire des dossiers thématiques. Et surtout vider votre corbeille régulièrement pour éviter la pollution numérique. Selon la Commission Européenne « les TIC (technologies de l’information et la communication) représenteront 4% des émissions européennes de gaz à effet de serre d’ici à 2020 »!

Une organisation optimisée, un local accueillant, du mobilier adapté… sont indispensables pour se sentir bien et être efficace sur son lieu de travail. Secrétariat du Léon vous propose de venir dans vos locaux pour vous aider ! N’hésitez pas à me contacter !